Informacje dodatkowe:

ZARZĄDZENIE NR 23/2026
Wójta Gminy Budry
z dnia 27 lutego 2026 r.

 

w sprawie wprowadzenia procedury obsługi ustrukturyzowanych faktur elektronicznych w Krajowym Systemie e‑Faktur (KSeF) w Urzędzie Gminy Budry oraz jednostkach organizacyjnych.

 

Na podstawie art. 33 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2025 r. poz. 1153) oraz w związku z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775), a także z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e‑Faktur (Dz. U. z 2025 r. poz. 1815), zarządza się, co następuje:

 

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Zarządzenie określa zasady i organizację procesu wystawiania, odbierania, weryfikacji, akceptacji oraz archiwizacji ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przy użyciu Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF) w Urzędzie Gminy Budry oraz jednostkach organizacyjnych Gminy Budry.
2. Przepisy niniejszego zarządzenia stosuje się w Urzędzie Gminy Budry oraz we wszystkich podległych jednostkach organizacyjnych objętych centralizacją rozliczeń podatku VAT.
3. Zarządzenie ma na celu zapewnienie zgodnego z przepisami ustawy o VAT oraz rozporządzeniami wykonawczymi wdrożenia obowiązkowego korzystania z KSeF przez Gminę Budry od dnia 1 kwietnia 2026 r.

 

§ 2. Wprowadzenie procedury

1. Wprowadza się do stosowania Załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia: „Wewnętrzna procedura obsługi faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e‑Faktur (KSeF) w Urzędzie Gminy Budry oraz jednostkach organizacyjnych”,
   który określa w szczególności:
   • zasady obiegu, weryfikacji, akceptacji i dekretacji faktur ustrukturyzowanych (obieg faktur),
   • zasady nadawania, zmiany i odbierania uprawnień do korzystania z KSeF (zarządzanie uprawnieniami),
   • zasady postępowania w trybach offline24, niedostępności oraz awarii KSeF i systemów finansowo‑księgowych JST (tryby awaryjne).
2. Załącznik nr 1 stanowi integralną część niniejszego zarządzenia i podlega stosowaniu przez wszystkich pracowników Urzędu oraz jednostek organizacyjnych, których zakres obowiązków obejmuje wystawianie, odbieranie lub przetwarzanie faktur ustrukturyzowanych.

 

§ 3. Wyznaczenie osób odpowiedzialnych

1. Zobowiązuje się Skarbnika Gminy do nadzoru nad prawidłowością rozliczeń podatkowych wynikających z faktur ustrukturyzowanych, w tym do monitorowania prawidłowego stosowania procedury określonej w Załączniku nr 1.
2. Zobowiązuje się Kierowników podległych jednostek organizacyjnych do wdrożenia zasad wynikających z niniejszego zarządzenia oraz Załącznika nr 1 w podległych im jednostkach oraz do zapewnienia przeszkolenia pracowników pod kątem obsługi KSeF.
3. Za techniczną integrację systemów dziedzinowych i finansowo‑księgowych z KSeF oraz bezpieczeństwo danych przetwarzanych w związku z korzystaniem z KSeF odpowiada Informatyk Urzędu Gminy Budry, we współpracy ze Skarbnikiem Gminy.

 

§ 4. Uprawnienia do systemu KSeF

1. Dostęp do systemu KSeF oraz do systemów finansowo‑księgowych zintegrowanych z KSeF posiadają wyłącznie pracownicy posiadający imienne upoważnienia nadane przez Wójta Gminy Budry lub osobę przez niego upoważnioną, zgodnie z zasadami określonymi w Załączniku nr 1 oraz w przepisach dotyczących modeli uprawnień JST w KSeF.
2. Pracownicy posiadający dostęp do KSeF są zobowiązani do zachowania poufności danych uwierzytelniających (loginów, haseł, tokenów, certyfikatów) oraz do nieudostępniania tych danych osobom nieuprawnionym.
3. Skarbnik Gminy prowadzi wykaz osób uprawnionych do korzystania z KSeF, który podlega bieżącej aktualizacji i stanowi podstawę kontroli dostępu oraz audytu uprawnień.

 

§ 5. Przepisy przejściowe i końcowe

1. W zakresie nieuregulowanym niniejszym zarządzeniem oraz Załącznikiem nr 1 stosuje się dotychczasowe przepisy dotyczące instrukcji kancelaryjnej, regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Budry, polityki rachunkowości oraz polityki bezpieczeństwa informacji, z uwzględnieniem zmian wynikających z wdrożenia KSeF.
2. Zobowiązuje się wszystkich pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek podległych do bezwzględnego przestrzegania niniejszego zarządzenia oraz postanowień Załącznika nr 1.
3. Zarządzenie ma zastosowanie do faktur wystawianych i otrzymywanych przez Gminę Budry w KSeF w okresie obowiązkowego stosowania systemu, z uwzględnieniem wyjątków wskazanych w przepisach szczególnych (rozporządzenie w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych).

 

§ 6. Wejście w życie

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od dnia 1 kwietnia 2026 r., zgodnie z terminem obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e‑Faktur przez JST i pozostałych podatników VAT niebędących „dużymi” podatnikami.

 

Wójt Gminy Budry

Mariusz Molda